Referat, styremøte, Stjernen bredde
Dato: Mandag 20. juni 2016, kl. 16.30-20.15.
Sted: Stjernehallen
Tilstede: Magnus E. Christoffersen, Robert Sundt, Anette Sjøvold, Runar Helgesen, Erik
Andreassen, Elisabeth Westmark, Heidi Heier og Roy Andersen.
Forfall: Ingen.
1. Referat.
Referatet fra styremøtet 5. juni 2016 ble godkjent. Noen faktafeil ble rettet.
2. Sosiale medier.
Styret drøftet publisering av styrereferater. Referater fra styremøter sendes ut til lagledere og legges ut på nettsider og på sosiale medier (Roy). Styret tror på å informere bredt om arbeidet vi gjør, hvilke vurderinger vi gjør og hvilke saker vi jobber med og hva som er vedtatt. Personsensitive opplysninger publiseres selvsagt ikke.
3. Godt styrearbeid i praksis.
Robert ønsket drøfting av hvordan vi svarer når vi får spørsmål om hva som har vært drøftet i styremøtene for å unngå ulike versjoner og tolkninger.
Styret legger følgende til grunn:
* Medlemmene i styret må ha på seg ”Stjernen-hatten” og tenke fellesskap.
* Hele styret står bak beslutningene som tas.
* Høyt under taket under diskusjonene i styret, men når vedtak er fattet står styret samlet bak.
* Vi ønsker gjerne innspill fra medlemmer og lagledere på saker vi bør ta opp i styret. Det kan skje på epost eller i kommentarfelt på sosiale medier.
* Magnus uttaler seg på vegne av styret.
* Styret ønsker å være til stede når lagene kjører foreldremøter i høst for å lytte og fange opp inspill. Vi fordeler oss på de ulike lagene. Laglederne må melde inn datoer for disse møtene når høsten kommer.
4. Møteplan / årshjul – dette skjer i Stjernen Bredde 2016/2017.
Vedtak: Utkast til møteplan vedtatt med små justeringer. Denne suppleres med andre viktige hendelser som møter i krets og forbund, turneringer og treningsleirer. Hele møteplanen sendes ut til lagledere og legges ut på nettsider og på sosiale medier. (Roy).
Kasserermøte 16-1 til 10.1.
5. Medlemsregister/Klubb123.
Roy redegjorde for samtale med Anders Hansen, som vil hjelpe til med å lære opp det nye styret på medlemsregistrering. I dag bruker vi Klubb123 til dette.
Status antall aktive/passive medlemmer?
Per i dag har Stjernen bredde 242 aktive og 224 passive medlemmer.
Hvordan meldes medlemmer inn/ut?
Dette skjer manuelt gjennom Klubb123. Det er behov for å gjennomgå disse listene i høst og luke. Anette tar kontakt med Anders for å sette seg inn i Klubb123. Lagledere må sjekke listene i høst og rette kontaktinfo og føre inn og ut medlemmer.
Erik A sjekker NIF-regler for medlemsregistrering, men også hvor listen ligger for den årlige aktivitetsrapportering til ØIK/NIF. Hva kreves for at en medlem/utøver/deltaker kan meldes inn som ”aktiv” og/eller medlem?
6. Nye nettsider.
Roy redegjorde for samtale med Call2Action som har bygget opp og som drifter Stjernen elite sine nye nettsider stjernen.no. Firmaet er villige til å bistå oss med å bygge nye nettsider. Trolig kan mye av jobben gjøres som sponsorstøtte. Driftsutgifter vil påløpe.
Vedtak:
• Roy får fullmakt til å starte arbeidet med å bygge opp/designe nye nettsider. Han kobler seg på de ressurspersonene i klubben han føler er nødvendig.
• Vi legger de nye nettsidene på stjernenhockey.no – og bruker dagens url, stjernenhockey.com, som et historisk arkiv. NB: Her må vi sjekke om dette får
konsekvenser for hvordan vi slår ut på Google-søk.
• Roy snakker med elite om en langt tydeligere knapp på fronten av stjernen.no, slik at hele klubben kan bruke dette som sin URL, både bredde og elite.
• Vi legger opp til en workshop en lørdag i høst med alle lagledere/web-ansvarlige for å lære opp alle i bruk av nye nettsider og å få over stoff og legge inn nytt
innhold på lagsidene.
• Vi ønsker å bygge et skjema på de nye nettsidene for å melde seg inn som medlem.
• Laglederne kobles på tidlig i prosessen for å få meldt inn ønsker/behov til nettsidene / menyknapper.
7. Dugnad.
Anette tok opp muligheten for foreldre/medlemmer å kjøpe seg fri fra dugnad/salg.
Styret synes dette er greit, så lenge dette ikke medfører ekstraarbeid for de medlemmene som heller vil jobbe dugnad.
Tiltak:
Bonusguiden: Alle i klubben skal selge fire bonusguider. Eller kjøpe seg fri for 500 kroner. Har man flere barn i klubben, er det bare det eldre barnet som skal selge.
Anette lager skjema. Lagleder/økonomiansvarlig på laget sørger for innkreving.
Lotteri: Teddy Madsen redegjorde for hvordan Lions jobber med lotteri. Styret arbeider videre med muligheten for et eget lotteri. Drøftes i august.
8. Hockeyskolen og Winter Classic.
Vi jobber for å få hockeyskolen (FB-cupen) inn på en av dagene på Winter Classic på Fredrikstad stadion.
9. Økonomi og formell styreinfo
a. Økonomiske kontrollrutiner;
Alle økonomiansvarlige/lagledere på lagene sender hver måned inn saldooversikt + kopi av bilag ved utgangen av hver måned til økonomiansvarlig
Elisabeth. Dette gir bedre kontrollrutiner, men hjelper også lagene å holde orden i bilag – og vi unngår alle skippertak ved utgangen av året.
Kontroll med kontanter i kafeteriaen:. Heidi tar med konkrete innspill til elite.
b. Justering av treningsavgift;
Det blir en styring av det sportslige tilbudet til alle spillere den kommende sesongen, først og fremst gjennom ansettelsen av Aki Mykkänen.
Treningsavgiften øker med 200 kroner per halvår per spiller. Del 1 skal ut i starten av september, del 2 ved nyttår.
10. Innmelding.
Robert melder inn nytt styre til Brønnøysundregistret.
11. Sport.
• Seriemøter U18 og U20 på Gardermoen. Erik A orienterte. Både U20 og U18 skal både til Trondheim (Leangen) og Stavanger, altså to langturer, noe som vil koste.
Endring: Spilleforlengelse blir tre mot tre spillere, ingen ispreparering mellom sudden death og straffe.
• Inndeling i treningsgrupper. Det ble diskutert tre varianter for å løse utfordringene rundt et tynt U20-lag. Erik A og Magnus snakker med elite v/Bjørn
Viggo om veien videre og løsninger.
• Stjernen breddes nye sportsjef, Aki Mykkänen, har vært på besøk. Magnus orienterte: Et solid inntrykk. Aki starter 1. august. Aki starter arbeider med å lage
felles sportslige grunnprinsipper i Stjernen (den røde tråden), her kobles RuneG/elite på.
• Klubbdrakter/fellesspons : Alle draktbestillinger i lagene skal heretter gå gjennom Stjernen bredde/styret. Vi bestiller via vår utstyrsleverandør Torshov
Sport. Klubben beholder reklameplass på rydd og skuldre. All annen plass går til lagene. Reklameplass som klubb ikke har solgt innen 1.9, går til lagene.
Reklame også på gensere som selges i kafeteriaen, pluss hockeyskoledrakter. Magnus inviterer Ørjan Løvdal til neste styremøte 1. august for å drøfte
muligheter. Dag Solheim har også yret ønske om bredde kan bidra i Stjernen-avisa.
13. Sommer-camp:
• Sommercampen arrangeres 15.,16. og 17. august i Stjernehallen. Trolig én isøkt per gruppe på dagen, pluss ordinær trening på kveldstid.
• Anette lager påmeldingskjema sammen med Anders Hansen i Klubb123.
• Mat: Magnus snakker med Rene Hansen – om Wang-løsning.
• Voksenvakter: Vi må ha ordensregler og voksne til å holde tilsyn med iltre småfolk.
• Sportslig opplegg. Magnus snekrer ferdig i juni sammen med Aki.
• Roy sender ut via lagledere – og legger ut på nett+sosiale medier.
• Pris: 900 kroner per spiller.
• U20-spillere kobles på som trenere på is og fys. ErikA skaffer spillere.
14. Innkommet/post/eventuelt:
Overganger:
• Kasper Holst (2001) kommer fra Kråkene.
• Syver Conradi Andersen (2004) kommer fra Junior Capitals (Wien).
• Kristian Høvik (2000) går til Frisk Asker.
20.6.2016/RFA
