Dato: Mandag 10. april 2017, kl. 18.00-22.20.
Sted: Stjernehallen
Tilstede: Magnus E. Christoffersen, Heidi Heier, Robert Sundt, Anette Sjøvold, Jon-Magnus Thorbjørnsen og Roy Andersen.
1. Økonomi: Rutiner og ansvarfordeling
Hvem fører regnskapet?
Vedtak: Elisabeth Westmark fører regnskap og sørger for utbetalinger til og med medlemsmøte 29. mai. Når regnskapet foreligger, går Robert ut i markedet og sjekker med to-tre regnskapsfirmaer for å hente inn pris.
Robert overtar kontoansvar og tar utbetalinger/betaler fakturaer etter 29.5. Han sørger for å kontere og overlevere bilag til regnskapsfører.
Anette sørger for utsendelse av kontingenter og avgifter.
Rapportering i styremøter og fra lagene. Økonomirutiner i klubben:
Budsjett: Elisabeth og Magnus lager budsjett til medlemsmøte 29.5
Lag: Laglederinnstruksen oppdateres for å sikre gode økonomirutiner i lagene. Jon Magnus gjennomgår dagens instruks og legger frem forslag til punkter som kan kuttes og nye punkter som bør inn.
Medlemskap/Lam-midler:
Anette gjennomgår medlemsregisteret og sørger for å oppdatere listene, i samarbeid med Magnus.
Lagledere må sjekke at alle spillere + andre familiemedlemmer (i familemedlemsskap) er registret med korrekt informasjon.
Anette lager en kort infotekst til foreldre/medlemmer om MinIdrett og betaling av kontingenter via denne. Roy legger ut på nettsiden. Frist for å søke om LAM-midler er 15. mai.
Momskompensasjon.
Magnus søker om momskompensasjon.
Utestående kontingenter og avgifter:
Roy sender ut liste til laglederne over spillere som skylder penger. Laglederne tar kontakt med foreldre og purrer. Alt utestående må være betalt før spillerne kan delta på organisert trening etter påske. Ingen trener gratis eller kan undra seg treningsavgift i Stjernen Ung.
2. Winter Classic 2017:
Robert tar kontakt med Anders Hansen.
3. Samarbeidsavtalen:
Elite og Ung er nå enige om ny samarbeidsavtale. Magnus undertegner og legger inn til Trygve.
4. Den røde tråd:
Det gjenstår arbeid med å lage årsplaner for hvert trinn + noen kapitler.
- Rekruttering.
- JonM lager Q&A for nye spillere/foreldre.
- Roy skriver utkast til kapittel.
- Hockeyskolen
- Anette snakker med Frode/Torshov om startpakke for hockeyskolen.
- Roy skriver utkast til kapittel.
- Årsplaner for hvert lag:
- Magnus lager utkast til plan for hvert årstrinn i samarbeid med trenerne.
5. Ekstraordinært årsmøte:
Forslag til dato for ekstraordinært årsmøte 23.5. Roy snakker med Trygve om dagsorden og papirer, sammen med Jan G. Lund.
Dette må vi ha på plass til møtet:
- Den røde tråden.
- Alle lagrapporter: Regnskap + kort oppsummering av sesongen og statistikk: Navn, oppmøte, kamper. Fra U14 også kampstatistikk (pasninger/mål/ant. kamper). Roy sender ut beskjed til laglederne om at disse må være på plass innen 5. mai 2017.6.Sport:
6. Barmarkstreningen 2017:
Roy har laget ferdig en plan for hele våren og sommeren til og med til siste uken i juni.
Roy kvalitetssikrer og legger ut på nettsiden.
7. Lag og treningsgrupper 2017/2018:
Det var debatt om hvorvidt Stjernen Ung skal slå sammen 2005 og 2004 og 2002 med 2003/2001.
Vedtak: Styret innkaller trenere og lagledere 2001 + 2002 + 2003 for å vurdere neste års lagsituasjon. Møtet finner sted mandag 24. april, klokka 18.00.
Trenere:
Styret fortsetter jakten på trener. Juraj Saiben fra Slovakia har vært inne til prøvetrening.
Roy legger ut annonsen på nye nettsider. Nytt intervju med ny kandidat 18.4.
Dommere:
- Anders Hermansen representerer Stjernen under eliteleir på Hamar i sommer. Ung dekker påmeldingsavgift og reise.
- Det settes opp et eget skap til dommerutstyr. Kun laglederne har tilgang her.
RFA/10.4.2017.